Ist iLovePDF sicher? Was mit Ihren Files geschieht

Was bei der Nutzung der Web-Tools geschieht

Entscheidend ist, wohin die PDF-Datei während der Verarbeitung gelangt. Laut der Sicherheitsseite von iLovePDF werden Dateien auf die Server des Dienstes hochgeladen und innerhalb von zwei Stunden nach der Verarbeitung automatisch und dauerhaft gelöscht. Das ist eine angegebene Aufbewahrungsfrist und nicht dasselbe wie eine Verarbeitung vollständig auf Ihrem Gerät. Prüfen Sie vor der Wahl eines Webdienstes, ob Ihr Arbeitgeber oder Ihr Kunde es erlaubt, dass ein Dritter das betreffende Dokument erhält.

Eine dienstspezifische Ausnahme sollten Sie beachten: Laut der Sicherheitsseite von iLovePDF können unterzeichnete Dokumente für den Signaturdienst bis zu fünf Jahre aufbewahrt werden. Wenn Sie ein Dokument signieren, lesen Sie die Bedingungen für diese Funktion, statt anzunehmen, dass die übliche Verarbeitungsfrist für jede Datei gilt. Die Aufbewahrung kann davon abhängen, was Sie nach dem Upload tun.

Sicherheitsmaßnahmen und ihre Grenzen

Laut der Sicherheitsseite von iLovePDF ist der Dienst nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und DSGVO-konform. In den FAQ von iLovePDF heißt es, Uploads würden HTTPS/SSL und eine vom Dienst als eigene Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bezeichnete Methode nutzen. Das sind relevante Sicherheitsangaben, ändern aber nichts daran, dass beim Web-Workflow Dateidaten an einen Server übertragen werden. Lesen Sie die aktuellen Erläuterungen des Anbieters, wenn Einzelheiten zu Speicherung oder Zugriff für Ihre Entscheidung wichtig sind.

Dass kein bestätigter Datenverstoß gefunden wurde, beweist nicht, dass es bei einem Dienst noch nie einen Vorfall gab. Sinnvoller ist es, den dokumentierten Ablauf mit Ihren Anforderungen abzugleichen: Wer erhält die Datei, wie lange will der Anbieter sie aufbewahren und müssen Sie ein Konto erstellen oder eine besondere Funktion nutzen? Für ein gewöhnliches Infoblatt reichen diese Antworten möglicherweise aus. Für vertrauliche Unterlagen kann Ihre Organisation einen lokalen Workflow vorschreiben.

Wann iLovePDF eine passende Wahl ist

Bei einer nicht vertraulichen PDF-Datei können die Web-Tools von iLovePDF praktisch sein, wenn Sie mit den Upload- und Löschrichtlinien einverstanden sind. Laut der Preisseite von iLovePDF verarbeitet der kostenlose Tarif nur eine begrenzte Anzahl von Dokumenten und hat Obergrenzen für einzelne Tools. Prüfen Sie die Grenze für die gewünschte Aktion, bevor Sie einen großen Stapel auswählen. Eine angegebene Obergrenze ist eine praktische Planungsfrage und unabhängig von der Datenschutzfrage.

Laut der Desktop-Seite von iLovePDF enthält die Premium-Desktop-App Offline-Tools. Das kann für Personen passen, die den Dienst bereits nutzen und am Desktop arbeiten möchten. Prüfen Sie genau, welche Desktop-Aktion offline verfügbar ist, denn Web- und Desktop-Versionen eines Produkts müssen Daten nicht auf dieselbe Weise verarbeiten. Welche Wahl passt, hängt vom Dokument und der konkreten Funktion ab, nicht allein vom Markennamen.

Eine lokale Möglichkeit, PDFs zusammenzuführen

Die lokalen Kern-Tools von Paperlane verarbeiten Dateidaten in Ihrem Browser, ohne sie hochzuladen. Um hier PDFs zusammenzuführen, öffnen Sie Merge PDF, wählen die Dokumente aus, ordnen sie und starten das Zusammenführen. Laden Sie anschließend das Ergebnis herunter. Die Nutzung ist kostenlos, erfordert kein Konto und fügt kein Wasserzeichen hinzu. Sobald die Seite im Cache gespeichert ist, funktioniert das lokale Tool auch offline. Bei sehr großen Dokumenten ist der verfügbare Arbeitsspeicher Ihres Geräts weiterhin entscheidend.

Lokale Verarbeitung bedeutet nicht, dass sich jede Funktion einer Website gleich verhält. Die Tools von Paperlane laufen in Ihrem Browser. Ausnahmen sind die Peer-to-Peer-Freigabe und das gemeinsame Whiteboard, die eine direkte Verbindung zwischen Browsern herstellen. Beachten Sie den Hinweis zu der Aktion, die Sie tatsächlich starten. Paperlane bietet weder das Verschlüsseln noch das Entsperren mit einem Passwort an. Für ein PDF, das eine dieser Aktionen erfordert, benötigen Sie daher ein anderes Tool. Beachten Sie bei vertraulichen Inhalten die Richtlinien Ihrer Organisation zum Umgang mit PDF-Dateien.

So treffen Sie Ihre eigene Entscheidung

Ordnen Sie die Datei zunächst ein: öffentliche Broschüre, gewöhnliches persönliches Dokument oder regulierte Unterlage. Prüfen Sie dann die aktuellen Richtlinien des Anbieters zu Uploads, Aufbewahrung und Ausnahmen für bestimmte Funktionen. Ist eine Verarbeitung auf Servern akzeptabel, nutzen Sie einen Dienst, der Ihre Aufgabe erledigt, und prüfen Sie das Ergebnis. Muss die Datei auf Ihrem Gerät bleiben, wählen Sie einen lokalen Workflow und testen Sie ihn im Netzwerkbereich des Browsers. Entscheidend ist das Verhalten des konkreten Tools, nicht ein allgemeines Versprechen auf einer Startseite.