Ist Smallpdf sicher? So geht es mit Ihren PDFs um

Wohin eine PDF-Datei gelangt

Laut Smallpdfs Artikel zur Sicherheit werden Dateien zur Verarbeitung auf europäische Server hochgeladen. Dem Artikel zufolge werden sie nach einer Stunde Verarbeitung dauerhaft von den Servern gelöscht, sofern Sie sie nicht in einem Konto speichern. Hochladen und nach einer festgelegten Zeit löschen kann für viele Dokumente ein akzeptabler Ablauf sein. Es unterscheidet sich jedoch davon, die Dateidaten während der gesamten Verarbeitung auf Ihrem Gerät zu behalten.

Die Ausnahme für Konten ist wichtig, wenn Sie entscheiden, was mit dem Ergebnis geschehen soll. Laut Smallpdfs Sicherheitsartikel gilt die Löschung nach einer Stunde nicht in gleicher Weise, wenn eine Datei in einem Konto gespeichert wird. Wenn Sie diese Funktion nutzen, prüfen Sie die Speicher- und Löschoptionen des Kontos, bevor Sie die Datei als vorübergehend behandeln. Lesen Sie die Richtlinie passend zu Ihrem tatsächlichen Ablauf, insbesondere wenn Sie zusammenarbeiten oder später auf eine gespeicherte Datei zurückgreifen.

Was die Sicherheitsangaben aussagen

Laut Smallpdfs Sicherheitsartikel ist der Dienst nach ISO 27001 zertifiziert und gibt an, DSGVO, CCPA und nFADP einzuhalten; außerdem sollen Übertragungen TLS mit 256 Bit verwenden. Diese Angaben beschreiben Maßnahmen und eine verschlüsselte Übertragung. Sie sind hilfreich, wenn Sie einen gehosteten Dienst beurteilen. Sie machen das Hochladen auf einen Server jedoch nicht mit lokaler Verarbeitung gleichwertig und sagen allein nicht aus, ob die Dokumentenrichtlinie Ihrer Organisation einen solchen Upload erlaubt.

In der bereitgestellten Recherche wurde kein bestätigter Datenschutzverstoß gefunden. Das Fehlen eines bestätigten Berichts ist jedoch keine Garantie dafür, dass es in der Vergangenheit keine Vorfälle gab oder künftig keine geben wird. Achten Sie bei einer vertraulichen PDF-Datei auf überprüfbare Anforderungen: Verlässt die Datei das Gerät? Wo verarbeitet der Dienst sie laut eigenen Angaben? Wie lange wird sie aufbewahrt? Ändert das Speichern in einem Konto die Aufbewahrungsdauer? Halten Sie sich bei Unterlagen mit Kunden-, Patienten- oder Beschäftigtendaten an die Regeln Ihrer Organisation.

Kosten und praktische Grenzen

Ein Dienst kann Ihren Datenschutzanforderungen entsprechen und trotzdem Nutzungslimits haben. Laut Smallpdfs Artikel zum PDF-Ersteller sind kostenlose Nutzer auf etwa zwei Aufgaben pro Tag beschränkt; kostenlose Ergebnisse haben kein Wasserzeichen. Das kann für gelegentliche Aufgaben eine angemessene Option sein, sofern die Verarbeitung auf Servern für Sie akzeptabel ist. Wenn Sie viele Dateien verarbeiten, prüfen Sie das aktuelle Limit, bevor Sie einen Stapel planen, damit Sie nicht erst mittendrin davon erfahren.

Laut Smallpdfs Vergleichsseite zu Adobe, Foxit und Smallpdf kostet Pro 12 US-Dollar pro Monat oder bei jährlicher Abrechnung 9 US-Dollar pro Monat. Preise und Tarifbedingungen können sich ändern. Prüfen Sie daher vor dem Bezahlen die aktuellen Preisangaben. Die Entscheidung für ein Abonnement ist unabhängig von der Sicherheitsfrage: Ein kostenpflichtiger Tarif kann Nutzungslimits aufheben, während der Umgang mit Ihren Dokumenten weiterhin davon abhängt, wie die gewählte Funktion Dateien verarbeitet.

Komprimieren ohne Upload

Paperlanes zentrales PDF-Komprimierungstool läuft im Browser und lädt keine Dateidaten hoch. Öffnen Sie das Tool, wählen Sie die PDF-Datei aus, legen Sie eine Komprimierungseinstellung fest, prüfen Sie Dateigröße und Darstellung des Ergebnisses und laden Sie es anschließend herunter. Es ist kostenlos, erfordert kein Konto und fügt kein Wasserzeichen hinzu. Nach dem Zwischenspeichern der Seite funktioniert es auch offline. Bildreiche PDF-Dateien können deutlich kleiner werden; bei einer bereits kompakten Text-PDF ändert sich möglicherweise kaum etwas.

Die Verarbeitung im Browser ist durch Ihr Gerät begrenzt: Bei einer außergewöhnlich großen Datei kann der verfügbare Arbeitsspeicher ausgehen oder die Verarbeitung auf einem Smartphone länger dauern. Versuchen Sie es bei einem großen Scan mit einem Desktop-Browser und prüfen Sie nach der Komprimierung mehrere Seiten, insbesondere kleine Beschriftungen oder Diagramme. Paperlanes Funktionen mit Netzwerkzugriff legen offen, welche Daten sie teilen, und fragen vorher nach. Dieser Artikel bezieht sich auf das lokale Komprimierungstool. Es bietet weder das Verschlüsseln mit einem Passwort noch das Entsperren von Dateien.

Eine hilfreiche Checkliste

Stellen Sie sich vor der Verarbeitung einer vertraulichen PDF-Datei vier Fragen: Ist ein Upload auf einen Server erlaubt? Wie lange bleibt die Datei dort? Ändert das Speichern in einem Konto diesen Zeitraum? Entspricht das Ergebnis Ihren Qualitätsanforderungen? Smallpdf veröffentlicht laut Sicherheitsartikel Antworten auf die ersten drei Fragen. Die vierte können Sie beurteilen, indem Sie das Ergebnis prüfen. Wenn die Antwort auf die erste Frage Nein lautet, verwenden Sie ein lokales Komprimierungstool und überprüfen Sie sein Verhalten im Netzwerkbereich des Browsers.