PDF-Tools für jedes HR-Team: Angebotsbriefe und Personalakten
HR-Teams müssen regelmäßig Unterschriften auf Angebotsbriefen und Richtlinienbestätigungen einholen, die Onboarding-Unterlagen einer Person in einer Datei zusammenführen und große eingescannte Personalakten für den E-Mail-Versand oder den Upload in ein HRIS verkleinern. PDF signieren, PDF zusammenführen und PDF komprimieren decken diese Aufgaben direkt im Browser ab. Dabei wird kein Dokument auf einen Server eines Drittanbieters hochgeladen – ein wichtiger Aspekt bei Dateien mit personenbezogenen Beschäftigtendaten.
Angebotsbriefe und Bestätigungen unterschreiben lassen
Mit PDF signieren kann sich eine Bewerberin, ein Bewerber oder eine beschäftigte Person direkt im Browser auf jedem Gerät unterschreiben – praktisch für Angebotsbriefe, NDAs und Richtlinienbestätigungen, wenn es schnell gehen soll und kein Abonnement für eine vollständige E-Signatur-Plattform gewünscht ist. Bei Verträgen mit formellen gesetzlichen Anforderungen an elektronische Unterschriften sollten Sie zuerst die Vorschriften in Ihrer Rechtsordnung prüfen.
Eine einheitliche Personalakte zusammenstellen
Onboarding-Unterlagen treffen oft als mehrere einzelne Dateien ein – etwa eine Ausweiskopie, ein unterschriebener Angebotsbrief, Steuerformulare und Richtlinienbestätigungen. Mit PDF zusammenführen kombinieren Sie sie in der gewünschten Reihenfolge zu einem Dokument pro Personalakte.
Warum die lokale Verarbeitung hier besonders wichtig ist
Personalakten enthalten regelmäßig personenbezogene Daten: vollständige Namen, Adressen und manchmal Ausweis- oder Bankdaten. Wenn Sie Dateien mit Tools direkt im Browser verarbeiten, statt sie auf einen Server hochzuladen, verringert sich deutlich, an wie vielen Orten außerhalb Ihrer eigenen Systeme diese Daten vorliegen. In unserer Datenschutzerklärung erfahren Sie, wie Sie das selbst überprüfen können.