人事チームに必要なPDFツール：採用通知書と記録の管理
人事チームでは、採用通知書やポリシー確認書への署名、入社手続き書類の結合、メールやHRISへの送信に向けた大容量のスキャン済み人事ファイルの圧縮が繰り返し必要になります。PDFに署名、PDFの結合、PDFの圧縮は、これらの作業をブラウザー上で直接行えます。書類が第三者のサーバーにアップロードされることはありません。従業員の個人データを含むファイルでは、重要な考慮点です。
採用通知書や確認書への署名
PDFに署名を使うと、候補者や従業員はどのデバイスでもブラウザー上で直接署名できます。採用通知書、秘密保持契約、ポリシー確認書などを、専用の電子署名プラットフォームの契約なしで手早く取り交わしたい場合に便利です。法律上正式な署名要件がある契約では、まず管轄地域の電子署名に関する規則をご確認ください。
従業員記録を1つにまとめる
入社手続きの書類は、身分証明書のコピー、署名済みの採用通知書、税務書類、ポリシー確認書など、複数のファイルに分かれて届くことがよくあります。PDFの結合を使えば、選んだ順序で従業員ごとに1つの文書にまとめられます。
この場面でローカル処理が重要な理由
従業員記録には、氏名や住所、場合によっては身分証明書や銀行口座の情報など、個人データが日常的に含まれます。ファイルをサーバーにアップロードせず、ブラウザー上でローカル処理するツールを使うと、自社システムの外にそのデータが存在する場所を大幅に減らせます。ご自身で確かめる方法は、プライバシーの説明をご覧ください。